İş seyahatleri oldukça yoğun ve karmaşık olabilir. Bazen günde birden fazla toplantıya yetişmek, seyahat sırasında mailleri yanıtlamak, hazırlık yapmak gibi birçok işi aynı anda yürütmek zorunda kalırız. İş seyahatlerinde zaman yönetimi yapmak, hem başarıyı hem de seyahat deneyimini doğrudan etkiler. Neyse ki, yıllar boyunca uyguladığım birkaç strateji sayesinde iş seyahatlerinde zamanı daha verimli kullanmayı başardım. İşte, iş seyahatinizi daha etkili hale getirecek zaman yönetimi ipuçları!

1. Gidiş Dönüş Uçuş Saatlerini Akıllıca Seçin

İş seyahatinizde zaman yönetimi aslında uçuş saatlerini seçerken başlıyor. Eğer ilk toplantınız sabah saatlerinde ise, bir gün önceden akşam saatlerinde varmak, seyahatiniz boyunca daha rahat hissetmenizi sağlar. Bir defasında sabah çok erken saatte uçağa binip doğrudan toplantıya katılmak zorunda kalmıştım; uykusuzluk yüzünden toplantıya yeterince odaklanamamıştım. Bu yüzden uçuş saatlerini önceden iyi planlamak önemli.

Öneri: İş toplantılarınızdan önce rahatça hazırlanmak ve toparlanmak için bir gün önceden gitmek size zaman kazandırır. Dönüşte ise, mümkünse akşam saatlerini tercih ederek işlerinizi tamamlayacak yeterli süreye sahip olabilirsiniz.

2. Gündemi ve Toplantıları Önceden Planlayın

İş seyahatlerimde bana en çok zaman kazandıran şey, seyahat programımı önceden detaylıca planlamak oldu. Gitmeden önce toplantı saatlerini, buluşacağım kişilerin bilgilerini ve hatta yerleri harita üzerinde işaretleyerek seyahat boyunca zaman kaybetmiyorum. Mesela, toplantı salonuna ulaşmak için kaç dakika gerektiğini bile önceden bilmek, beni beklenmedik sürprizlerden koruyor.

Öneri: Tüm toplantıları ve randevuları bir takvim uygulamasına kaydedin ve konumları önceden haritada işaretleyin. Ayrıca, her toplantı arasında kısa molalar bırakmaya çalışın. Böylece bir toplantıdan diğerine geçerken hazırlık yapmak veya biraz dinlenmek için zamanınız olur.

3. Öncelikleri Belirleyin: En Önemli İşleri İlk Yapın

İş seyahatlerinde her işi aynı anda halletmek neredeyse imkansız. Bu yüzden önceliklerinizi belirlemek, sizi gereksiz stresten kurtarır. Seyahat sırasında yanımda taşıdığım bir not defterine veya telefonumun notlar kısmına yapılacak işleri sıraya koyuyorum. Öncelikli olarak bitirmem gereken işleri ilk sıralara koyarak işe başlıyorum. Bir iş seyahatinde, öncelikli bir toplantıya hazırlanırken e-postaları kontrol etmek yerine, toplantı için gerekli tüm hazırlıkları bitirmeyi tercih ettim. Bu sayede, toplantıda çok daha odaklıydım.

Öneri: Gün içinde en önemli olan işlere odaklanın. “Gerekli” ve “önemli” işlerin hangileri olduğunu belirleyin. Bu yaklaşım, iş seyahatiniz boyunca gerçekten önemli olan işlere daha fazla zaman ayırmanızı sağlar.

4. Verimli Kullanabileceğiniz Dijital Araçlardan Faydalanın

Teknoloji, iş seyahatlerinde en iyi dostumuz! Ben de iş seyahatlerinde dijital araçları kullanarak işleri çok daha hızlı ve pratik bir şekilde hallediyorum. Örneğin, Trello veya Asana gibi uygulamalarla görevlerimi organize ediyorum. Ayrıca, otel rezervasyonları, uçuş detayları ve toplantı bilgilerini saklamak için Google Keep veya Evernote gibi uygulamalardan faydalanıyorum. Her şey elimin altında olduğunda, aradığım bilgiye hızla ulaşabiliyorum.

Öneri: İş planlaması ve iletişim için Trello, Google Keep gibi uygulamaları kullanarak tüm detayları tek bir yerde toplayabilirsiniz. Bu araçlar sayesinde, her şeye kolayca erişebilir ve zaman kaybetmeden işlerinizi yürütebilirsiniz.

5. Toplantılar Arasında Mini Çalışma Seansları Yapın

Toplantılar arasındaki boş vakitleri iyi değerlendirmek, iş seyahatinde zaman yönetimi yapmanın en etkili yollarından biri. Bir toplantıdan diğerine geçerken, otel lobisinde veya bir kafede kısa bir mola vererek maillerimi kontrol ediyor, küçük işlerimi tamamlıyorum. Bu mini çalışma seansları sayesinde, seyahat sonunda biriken işleri azaltmış oluyorum ve döndüğümde daha az yükle karşılaşıyorum.

Öneri: Toplantılar arasında 10-15 dakikalık çalışma seansları planlayarak küçük işleri bu zaman aralıklarında bitirmeye çalışın. Böylece seyahat boyunca işler birikmeden zamanında halledilmiş olur.

6. Uygun Molalar Vermeyi Unutmayın: Enerjinizi Tazeleyin

İş seyahatleri oldukça yorucu olabilir, bu yüzden kendinize küçük molalar vermeyi ihmal etmeyin. Ben her iş seyahatimde yoğun bir gün geçireceğimi bildiğim için, kendime kısa kahve molaları ya da şehirde kısa bir yürüyüş için vakit ayırmaya çalışıyorum. Bir seferinde, yoğun bir toplantı programı arasında 20 dakikalık bir yürüyüş yaptım ve bu kısa süre, enerjimi yenilememi sağladı.

Öneri: Her yoğun gününüzde kendinize küçük bir mola zamanı yaratın. Bu molalar sizi hem zihinsel hem de fiziksel olarak yenileyerek daha verimli çalışmanızı sağlar. Bir kahve molası ya da kısa bir yürüyüş bile fark yaratabilir.

7. Seyahat Sırasında Erteleme Alışkanlığından Kaçının

İş seyahatlerinde işlerinizi ertelemek, dönüşte yığılmalarına neden olabilir. Bu yüzden, küçük işleri seyahat sırasında bitirmeye çalışmak, iş yükünüzü azaltır. Eskiden küçük işleri “döndüğümde yaparım” diyerek ertelerdim, ancak dönüşte işlerin biriktiğini görmek strese neden oluyordu. Şimdi, yapabileceğim her küçük işi seyahat sırasında halledip dönüşte kendime rahat bir alan yaratıyorum.

Öneri: Eğer toplantı notlarını toparlamak ya da bir raporu düzenlemek gibi ufak işleriniz varsa, seyahat sırasında bu işleri hemen bitirin. Böylece dönüşte birikmiş işlerle boğuşmazsınız ve daha stressiz bir seyahat sonrası yaşarsınız.

8. Yolculuk Sırasında Çalışma Alışkanlığı Edinin

Uçuş esnasında veya otobüs yolculuklarında çalışma, benim iş seyahatlerinde çok işime yaradı. Seyahat sırasında laptop veya tabletimle çalışarak yolculuk süresini verimli bir şekilde kullanıyorum. Özellikle, sunum hazırlamak ya da e-postaları yanıtlamak gibi işleri uçak yolculuğu esnasında bitirdiğimde, varış noktasında zaman kazanıyorum.

Öneri: Seyahat esnasında çalışmak için kolayca ulaşabileceğiniz küçük görevler belirleyin. Böylece yolculuk süresince zaman kaybetmeden işlerinizin bir kısmını tamamlayabilirsiniz. Özellikle uçak veya tren yolculukları bu tür işler için idealdir.

9. Oteldeki İş Alanlarını Kullanın: Konforlu ve Verimli Çalışma Alanları

Çoğu otelin artık misafirler için özel iş alanları veya toplantı odaları var. İş seyahatlerimde sık sık bu alanları kullanarak sessiz ve rahat bir ortamda çalışıyorum. Özellikle otel odasında dikkatim dağıldığında veya daha verimli bir çalışma ortamına ihtiyaç duyduğumda otelin iş alanları büyük bir avantaj sağlıyor.

Öneri: Konaklayacağınız otelde iş alanı ya da toplantı odası olup olmadığını önceden kontrol edin. Bu tür alanlar genellikle daha sessiz ve verimli bir çalışma ortamı sunar.